- راهنمای خرید دستگاه فتوکپی
قیمت دستگاه فتوکپی بر اساس مدل و عملکردی که دارند متغیر است. نکته کلیدی برای خرید دستگاه فتوکپی از فروشگاه یا نمایندگی دستگاه فتوکپی، جهت استفاده در دفتر این است که مطمئن شوید تمامی قابلیت هایی که کارمندان شما نیاز دارند را مدنظر قرار می دهید. در چنین شرایطی بهترین دستگاه کپی را برای خود خریداری خواهید کرد و جلوی به هدر رفتن هزینه و زمان را خواهید گرفت. همچنین باید مطمئن شوید که شرکت ارائه دهنده دستگاه کپی خدمات پس از فروش خوبی دارد. در این مقاله سعی می کنیم نحوه خرید یک دستگاه کپی خوب را با هم مرور کنیم:
روش اول: قابلیت ها
1- اول از هر کاری تعیین کنید که دستگاه کپی همه کاره می خواهید یا خیر:
در هنگام خرید دستگاه فتوکپی باید توجه داشته باشید این دستگاه قرار است چه کاری برایتان انجام دهد. آیا این دستگاه به عنوان پرینتر، اسکنر و فکس مورد استفاده قرار خواهد گرفت؟ اگرچه دستگاه های چندکاره بسیار گران قیمت تر هستند اما به کمک این دستگاه ها می توانید در هزینه خرید اسکنر، پرینتر و فکس جداگانه صرفه جویی کنید. همچنین این گزینه می تواند در مواقعی که دستگاه چندکاره شما در حال حاضر با نیازهای کارمندان سازگار نیست هم کمک کند.
توانایی ایجاد کپی های رنگی نیز باعث افزایش قیمت دستگاه فتوکپی شما خواهد شد. اگر تنها در برخی از شرایط به چنین کپی هایی نیاز دارید می توانید یک دستگاه چندکاره کوچک بخرید.
2- مطمئن شوید که دستگاه کپی اندازه کاغذی که نیاز دارید را مدیریت می کند:
اگر به کپی کردن در اندازه کاغذهای مختلف نیاز دارید بهتر است این موضوع را قبل از خرید مدنظر داشته باشید.
3- در هنگام خرید دستگاه فتوکپی مزایای موجود را محاسبه کنید:
هزینه قابلیت های کپی کردن و اتمام سریع کپی را در برابر هزینه منتظر ماندن کارمندان سبک و سنگین کنید.
– سرعت کپی به معنای سرعت دستگاه برای ایجاد کپی و اسکن سند اصلی است.
– توانایی کاغذ در هر دستگاه از سینی ای که کاغذ را نگه می دارد متغیر است. شما باید بدانید می خواهید سینی متعددی داشته باشید یا به دنبال سینی ای هستید که می تواند خود را با اندازه های مختلف کاغذ هماهنگ کند. پر کردن مجدد و تطبیق دوباره سینی دستگاه برای کارمندان زمانبر خواهد بود.
– فیدرهای اتوماتیک اسناد به کارمندان اجازه می دهد صفحات متعددی را بدون باز کردن درب دستگاه، برداشتن صفحه کپی شده و جایگزین کردن آن با کاغذ جدید، کپی کنند. این موضوع به معنای صرفه جویی در زمان است. بیشتر فیدرهای اتوماتیک، کاغذ را بر می گردانند و صفحه دیگر را کپی می کنند.
4- قابلیت مورد نیاز برای کنترل کپی را انتخاب کنید:
شما می توانید از دستگاه کپی استفاده کنید که کارمندان را ملزم می کند قبل از کپی گرفتن، کد هویتی خود را وارد کنند. اینکار به شما اجازه خواهد داد هزینه های دستگاه کپی را بر اساس دپارتمان یا کارمندان تقسیم کنید. همچنین شما می توانید دستگاه کپی را به گونه ای تنظیم کنید که کار با آن به کد شغلی یا کد مشتری نیاز داشته باشد. اینکار می تواند هزینه ها را مشخص تر کند.
اگر نگران امنیت دفتر خود هستید، می توانید دستگاه کپی را به گونه ای تنظیم کنید که اطلاعات هیچ سند کپی شده ای را در خود نگه ندارد.
روش دوم: خرید دستگاه فتوکپی یا اجاره آن
1- دستگاه کپی کوچک و ارزانی را خریداری کنید:
به خصوص اگر می توانید موارد قابل تعویض آن را نیز خریداری نمایید.
دستگاه های کپی ارزان تر نیز سال ها بدون نیاز به نگهداری برای شما کار خواهند کرد . اما زمانی که این دستگاه ها به درستی کار نکنند، ممکن است خدمات تعمیر دستگاه فتوکپی را در اختیار نداشته باشید.
2- دستگاه فتوکپی بزرگ و گران اجاره کنید:
این موضوع به شما اجازه می دهد دستگاه بزرگ و خوبی را در اختیار داشته باشید. اجاره این دستگاه ها اغلب در برگیرنده قرارداد خدماتی است که به شما اجازه می دهد به طور منظم از دستگاه خود بازدید کنید و از آن مراقبت نمایید. اجاره کردن همچنین به شما اجازه می دهد دستگاه خود را با پیشرفت فناوری و تغییر نیازهای شرکت، ارتقا دهید.