10 نکته برای انتخاب بهترین دستگاه کپی چندکاره کانن
اگر جزو آندسته از کاربرانی هستید که در طول روزهای اخیر قصد خرید یک دستگاه کپی چندکاره کانن را دارید، می‌توانید با مطالعه مطالب درج شده در این مقاله، ضروری‌ترین اطلاعات مرتبط با این گروه از دستگاه‌های کپی را دریافت نمایید. حقیقت آن است که انتخاب بهترین دستگاه کپی همه کاره علاوه بر ویژگی‌های خود دستگاه، تا حد زیادی به خواسته‌های شما و نوع کاربری‌تان بستگی دارد.
از همین رو در صورت اطلاع از این موارد می‌توانید به درستی دستگاهی را تهیه کنید که با نیازهایتان به درستی انطباق دارد و به طور قابل توجهی باعث بهبود گردش کار و کاهش هزینه‌های شما می‌شود. با ما همراه باشید تا 10 نکته جهت انتخاب بهترین دستگاه کپی چندکاره را با شما کاربران گرامی به اشتراک بگذاریم.
راهنمای انتخاب دستگاه کپی چندکاره کانن
برای انتخاب بهترین دستگاه کپی همه کاره یا MFP توصیه می‌شود موارد درج شده در این بخش را بررسی و مدنظر قرار دهید.
توجه به هزینه‌های جاری فتوکپی کانن
تجربه کار با دستگاه‌های کپی همه کاره نشان داده هزینه‌های جاری آنها به مراتب بالاتر از هزینه اولیه خرید آنهاست. ضمن آنکه می‌بایست هزینه تعمیرات احتمالی را نیز مدنظر قرار داد.
خوشبختانه امروزه بسیاری از دستگاه‌های MFP مجهز به سیستم عیب‌یابی راه دور برای مسائل مربوط به نرم افزار هستند که به دستگاه اجازه میدهد نسبت به زمان انتظار برای رسیدن یک تکنسین، سریعتر تعمیر شود. یک دستگاه کپی چندکاره می‌تواند در مدیریت هزینهها چاپ و تصویربرداری به کاربر کمک کند، بنابراین قبل از انتخاب، هزینه کل مالکیت (TCO) را مورد توجه قرار دهید.
ارزیابی نیازها
یکی از نکات مهمی که می‌بایست پیش از خرید فتوکپی کانن مدنظر قرار دهید، میزان گردش کار و تعداد کاربرانی است که قرار است از این دستگاه استفاده نمایند. موارد دیگری که در ارزیابی نیازها می‌بایست مدنظر قرار گیرند عبارتند از:
نیاز یا عدم نیاز به اسکن، نیاز یا عدم نیاز به شبکه جهت ساده سازی فرآیندهای کسب و کار، میزان اهمیت برخورداری دستگاه از فکس، نیاز یا عدم نیاز به چاپ رنگی، وجوب برخورداری دستگاه از تجهیزات مربوط به گیره، سوراخ، پانچ، و دیگر گزینههای اتمام کار، توجه به حجم روزانه کار و روزانه، هفتگی یا ماهانه بودن آن و … .
روش کار MFP با شبکههای موجود
پیش از سرمایه‌گذرای جهت خرید یک فتوکپی کانن چندکاره توصیه می‌شود روش کار دستگاه مورد نظر با سیستم های موجود را مورد بررسی قرار دهید. بعلاوه به میزان دشواری راه اندازی اولیه دستگاه نیز دقت کنید. نیاز یا عدم نیاز به آموزش جهت کار با دستگاه کپی، نیاز عدم نیاز به نصب دستگاه جانبی دیگر، به روز بودن یا نبودن امکانات بکاررفته در دستگاه کپی و … برخی دیگر از مواردی هستند که می‌بایست مدنظر قرار گیرند.
برآورده کردن نیازهای امنیتی
اطمینان حاصل کنید که دستگاه مورد نظرتان امنیتی را که لازم دارید ارائه میدهد و در صورت نیاز به تغییر امنیت، می‌توانید میزان آن را تغییر دهید. چرا که ممکن است بسته به ماهیت کسب و کارتان، به سطوح امنیتی بالاتری نیاز داشته باشید.
توان انجام چند کار به طور همزمان
برخی از دستگاه‌های کپی چندکاره اگر چه قابلیت های متفاوتی را در درون خود جای داده‌اند، اما توان انجام چندکار به طور همزمان را ندارند. این موضوع در صورت وجود، یک عیب بزرگ به شمار می‌آمد زیرا سبب اتلاف وقت بسیار برای آندسته از کاربرانی می‌گردد که به طور همزمان نیاز به کار با دستگاه دارند.
آسانی استفاده از دستگاه کپی چندکاره
مطمئنا هیچ کاربری به یک دستگاه کپی چندکاره فانتزی که هیچ کس شیوه درست کار کردن با آن را بلد نباشد، نیاز ندارد. بنابراین توصیه می‌شود در حین انتخاب یک MFP دستگاهی را انتخاب کنید که یک سیستم عامل قابل درک داشته باشد. برای این کار می‌تواند راهنماییها و اسناد آنلاینی را که به آسانی در دسترس هستند را جستجو کنید.
بعلاوه پیشنهاد می‌شود دستگاهی را انتخاب کنید که با پشتیبانی فنی سازنده همراه است (مخصوصا اگر بخواهید در خانه تعمیر و نگهداری و پشتیبانی را انجام دهید). توجه داشته باشید که برخی از دستگاه‌های فتوکپی کانن، جهت راهنمایی کاربران از ویدئوهایی با عنوان “how to” در قسمت کنترل پنل برخوردارند.
کلیدی بودن عامل اطلاعات در انتخاب کپی چندکاره
اطلاعات در انتخاب صحیح یک دستگاه کپی چندکاره، عاملی کلیدی به شمار می‌آید. موضوع اطلاعات و مبادله آن در انتخاب کارآمدترین MFP مهمترین قسمت است. آیا دستگاه کپی مدنظر کارها، صفها و مشکلات موجود در دستگاه و در سراسر شبکه را نشان میدهد؟
آیا کاربران و مدیران فناوری اطلاعات میتوانند به راحتی وضعیت کارها را در خطوط ارتباطی مشاهده و ویرایش کنند؟ اگر نه، کاربران و کارکنان IT می‌بایست مدت زمان زیادی را صرف عیب‌یابی دستگاه نماید.
برخورداری از خدمات پشتیبانی
مورد دیگری که در انتخاب یک دستگاه کپی چندکاره می‌بایست مدنظر قرار گیرد، برخورداری یا عدم برخورداری آن از خدمات پشتیبانی است. برخورداری دستگاه از خدمات پشتیبانی کمک می‌کند تا شما به عنوان یک کاربر بتوانید کارایی فتوکپی کانن خود را در حال حاضر و در آینده تضمین کنید.
آیا پشتیبانی برند دستگاه مورد نظرتان در ارائه خدمات باکیفیت خوش‌نام است یا خیر؟ در این باره کمی تحقیق انجام دهید تا تصوری از نوع ارتباط با نمایندگیها کسب کنید.
درباره نرم افزار
درباره کلیه نرم افزارهای مرتبط با دستگاه کپی چندکاره مدنظرتان تحقیق کنید. در ارتباط با دستگاه‌های کپی چندکاره برنامههای بسیاری وجود دارند که میتوانند تاثیر زیادی بر کار روزمره کاربر داشته باشند. چند مورد از این نرم افزارها عبارتند از: ارسال اسکن به ایمیل، ارسال اسکن به فضای ابری، پرینت گرفتن از موبایل، Google Cloud Print، AirPrint، اتصالات به انواع محصولات مدیریت اسناد مانند Square 9 و … .
نیاز یا عدم نیاز به نرم افزار
اگر شما نیز جزو آندسته از کاربرانی باشید که نیاز دارند از دستگاه کپی چندکاره خود برای تبدیل اسناد کاغذی به فرمت الكترونیكی استفاده کنند و به چندین مقصد ارسال كنند، نیاز به یک دستگاه کپی همه کاره‌ای دارید که نرم افزارهای مربوطه پشتیبانی کند.این اسناد دیجیتال میتوانند برای راه اندازی جریانهای کاری و ساده سازی فرآیندهای کسب و کار شما مورد استفاده قرار گیرند.