مقایسه انواع دستگاه فتوکپی جهت خرید دستگاه فتوکپیِ مناسب برای دفتر، این امکان را برای شما فراهم می آورد تا دستگاهی را خریداری نمایید که اسناد چاپی را سریع و کارآمد تولید کنند. بعلاوه در زمان و هزینه نیز صرفه جویی می شود. طیف وسیعی از دستگاه های فتوکپی تجاری وجود دارد و انتخاب نوع آن به عوامل زیادی بستگی دارد.
قبل از تصمیم گیری برای خرید از فروشگاه یا نمایندگی دستگاه فتوکپی باید سؤالات زیر را بپرسید:
– آیا به کپی رنگی نیاز دارید یا فقط سیاه و سفید؟
– چه تعداد کپی به صورت روزانه، هفته ای یا ماهانه چاپ می کنید؟
– به چه سرعت چاپی نیاز دارید؟
– تیم شما چند نفره است و آیا همه نیاز به دسترسی به دستگاه کپی دارند؟
– آیا شما نیاز به ویژگی های اضافی مانند پرینت، فکس یا اسکن نیز دارید؟
اگر می خواهید اطلاعات بیشتری در مورد گزینه های موجود داشته باشید این مطلب را بخوانید.
جایگزینی دستگاه کپی موجود:
اگر به دنبال جایگزین کردن دستگاه کپی موجود هستید، باید از خودتان سؤالات زیر را بپرسید:
– آیا دستگاهی که در حال حاضر استفاده می کنید تمام ویژگی هایی که نیاز دارید را تأمین می کند؟
– آیا دستگاه حاضر حجم کپی که می خواهید را برآورده می کند ؟
– آیا سرعت کپی کافی است؟
– آیا هزینه آن زیاد است؟
– دستگاه جدید چه تفاوت هایی باید با دستگاه موجود داشته باشد؟
پاسخ به این سؤالات و مقایسه انواع دستگاه فتوکپی به شما کمک می کند تا بعضی از گزینه ها را در هنگام خرید حذف کنید. اگر بگویید «من در حال حاضر دستگاه مدل X را دارم، اما دنبال چیزی هستم که حجم بیشتری کپی کند» یا «من در حال حاضر مدل Y را دارم، اما به دنبال چیزی ساده تر هستم»، تامین کننده بلافاصله می تواند چندین مدل مناسبی را به شما پیشنهاد دهد.
خرید دستگاه کپی برای بار اول:
اگر قبلا دستگاه کپی نداشته اید، فکر در مورد ویژگی های دستگاه کپی که مد نظر شما است و مقایسه انواع دستگاه فتوکپی کاری دشوار است. اما فکر کردن درباره موارد زیر به شما کمک میکند:
چه تعداد کپی در ماه می گیرید؟ برآورد این مقدار سخت است، بنابراین به تعداد افرادی که در دفتر حضور دارند فکر کنید و ببینید چه تعداد کپی در روز گرفته می شود، این اعداد را در هم ضرب کنید و با توجه به تعداد روز کاری، میانگین بگیرید.(معمولا 21 روز کاری)
کپی ها را بر روی چه سایز کاغذی می گیرید؟A4 اندازه طبیعی است، اما ممکن است به اسناد بزرگتر نیز نیاز داشته باشید).به خاطر داشته باشید که A3 دو برابر اندازه A4 است،A5 نصف اندازه A4 است)
آیا به کپی رنگی نیاز دارید؟ به دقت در این مورد فکر کنید زیرا کپی رنگی به شدت از سیاه و سفید گران تر است.
آیا می خواهید دستگاه فتوکپی به عنوان اسکنر و چاپگر نیز عمل کند؟ این مسئله تقریبا برای تمام دستگاه های دیجیتال مدرن معمولی است اما فکر کنید آیا دستگاه کپی قرار است به یک کامپیوتر متصل شود یا شبکه می شود.
ویژگی های دستگاه فتوکپی:
دستگاه فتوکپی مدرن، از Xerox تا Brother، طیف گسترده ای از قابلیت ها را ارائه می دهد. به منظور کمک به عملکرد بهتر در محل کار، باید در نظر بگیرید کدام قابلیت ها را بیشتر نیاز دارید تا حداکثر عملکرد دستگاه فتوکپی را مورد استفاده قرار دهید. بهترین بخش ماجرا این است که بسیاری از قابلیت ها که تنها در مدل های گران قیمت در دسترس بود در حال حاضر در مدل های کوچک نیز موجود است.
به غیر از دستگاه های چند منظوره که می توانند چاپ، اسکن و فکس و همچنین فتوکپی انجام دهند، گزینه های اختیاری دیگر عبارتند از:
– دوخت کردن
– تقسیم بندی
– پانچ کردن
– فنری کردن
– تغذیه اتوماتیک اسناد
– چاپ / اسکن دوبلکس (دو طرفه)
– صفحه نمایش لمسی
– ویرایش تصویر برای اضافه کردن شماره صفحه یا علامت گذاری مجدد
– حساب کاربری
– اتصال بی سیم، بلوتوث یاUSB علاوه بر شبکه LAN استاندارد
– ویژگی های امنیتی (مثلا رمزهای عبور، PIN ها، رمزگذاری داده ها، و غیره)
– حالت صرفه جویی در مصرف انرژی
– پشتیبانی چند رسانه ای (به عنوان مثال کارت، اندازه های مختلف کاغذ)
-ذخیره کاغذ اضافی
– ذخیره سازی HDD برای ذخیره سازی و مدیریت آسان سند
این فهرست به هیچ وجه دقیق نیست، اما همان طور که می بینید، یک مجموعه گسترده ای از ویژگی های اضافی وجود دارد که دفتر شما می تواند از آن استفاده کند. همانطور که در بالا ذکر شد، بسیاری از این ویژگی ها را می توان در دستگاه های فتوکپی بزرگتر و کوچکتر یافت، هرچند به عنوان یک قاعده کلی، دستگاه کپی بزرگتر، عملکرد بیشتری دارد.
اندازه دستگاه فتوکپی:
مشکل بسیاری از ادارات استفاده از دستگاه فتوکپی است که اندازه آن مناسب فضای در دسترس شما باشد؛ یا دستگاه بزرگ است و در اتاق جا نمی شود، یا آنقدر کوچک است که حجم کار مورد نیاز دفتر را پاسخگو نیست. بنابراین ارتفاع و عرض و عمق دستگاه، همان طور که در تصویر زیر دیده می شود، مهم است.
یکی از چیزهایی که باید در هنگام بررسی و مقایسه انواع دستگاه فتوکپی در نظر بگیرید این است که دستگاه های بزرگ تر فضای بیشتری برای ذخیره کاغذ دارند، بنابراین دیرتر نیاز به پر کردن آن ها وجود خواهد داشت.
بسیاری از دستگاه های مدرن به گونه ای طراحی شده اند که فضای کوچکتری اشغال کنند، راحت تر قابل حمل و قابل استفاده باشند. این دستگاه ها به شما کمک می کنند همان وظایف قبلی را که با دستگاه های بزرگتر انجام می دادید با دستگاه های کوچکتر نیز انجام دهید. این مسئله در دفاتری که مشکل فضا دارند بسیار مهم است.
دستگاه فتوکپی لیزری:
دستگاه کپی لیزری به دلیل تکنولوژی داخلی پیشرفته و عملکرد بالا، به عنوان گران ترین نوع دستگاه فتوکپی در نظر گرفته می شود. این دستگاه ها سریعتر و واضح تر از دستگاه های جوهر افشان عمل می کنند و اگر چه قیمت بسیار بیشتری دارند، اما در بلندمدت با توجه به طول عمر کارتریج های لیزری تونر، اقتصادی تر هستند.
بسیاری از دفاتر، از جمله دفاتر خانگی، می توانند صدها یا حتی هزاران صفحه چاپ شده در روز تولید کنند. اگر دفتر شما نیاز به تولید حجم زیادی از اسناد چاپی داشته باشد، پس فقط به همین دلیل باید یک دستگاه لیزری خریداری کنید. نه تنها چاپ آن سریع تر انجام می شود، بلکه کیفیت آن ها نیز بیشتر است و تونر از بین نمی رود. همچنین فتوکپی لیزر بزرگتر دارای ظرفیت ذخیره سازی کاغذ بزرگ است و از این رو برای فعالیت های سنگین مناسب تر است.
با توجه به این موضوع، سعی کنید یک دستگاه کپی با نام تجاری خوب با خدمات مناسب خریداری کنید.
دستگاه کپی جوهر افشان:
دستگاه های کپی جوهر افشان به طور کلی برای دفاتر کوچک تر مانند دفاتر خانگی مناسب هستند زیرا کیفیت چاپ آنها کمی پایین تر از دستگاه های لیزری است و سرعت چاپ آنها نیز کمتر می باشد.
با این حال، اگر به یک دستگاه فتوکپی برای استفاده هر از گاهی نیاز دارید، می توانید به دستگاه کپی جوهر افشان فکر کنید. البته به خاطر هزینه بالای جوهر، ممکن است هزینه کپی زیاد باشد، اما هزینه های کلی خرید می تواند به مراتب ارزان تر باشد، به طوری که هزینه های کپی را بی اثر می کند.
دستگاه کپی لیزری در مقابل دستگاه کپی جوهرافشان:
هر دو دستگاه فتوکپی لیزری و جوهر افشان به عنوان دستگاه کپی و پرینت عمل می کنند. سؤال این است: در هنگام مقایسه انواع دستگاه فتوکپی لیزری و جوهرافشان چگونه کدامیک را انتخاب نماییم و کدام یک مناسب کار ماست؟ دستگاه کپی لیزری بالاترین کیفیت چاپ موجود در بازار، با سرعت و دقت چاپ عالی را ارائه می دهد، اما چند هزار پوند قیمت دارد. در حالی که می توانید یک دستگاه کپی جوهر افشان با قیمتی کمتر از 1 میلیون تومان خریداری کنید، ممکن است کیفیت دستگاه جوهر افشان از لیزری کمتر باشد اما اگر می خواهید اقتصادی عمل کنید دستگاه کپی جوهر افشان مناسب است.
برای یک دفتر خانگی، هزینه بسیار مهم است. اما برای یک فتوکپی اداری که توسط تعداد بیشتری از کارکنان استفاده می شود، باید به فاکتورهای بیشتری از قبیل انجام چند کار به طور همزمان و سرعت دستگاه توجه کنید. در این مورد دستگاه فتوکپی که می تواند کارها را مرتب کند و نسخه های کپی را با سرعت بیشتری ایجاد نماید، مورد نیاز است. در این مورد، انتخاب یک دستگاه کپی لیزری قوی تر اما گران نتر بهتر است.
تونر:
در مقایسه انواع دستگاه فتوکپی باید در نظر داشته باشیم که هر دو دستگاه کپی جوهر افشان و لیزری نیاز به تعمیر و نگهداری دارند و این تعمیرات به مقدار استفاده و حجم کار بستگی دارد. اگر یک دستگاه کپی را اجاره کرده اید، می توانید به خدمات تکنسین های مرکز تعمیرات دستگاه کپیخود اطمینان داشته باشید. با این حال، یک مسئله که باید از آن آگاه باشید، جایگزینی تونر و هزینه های آن است.
به عنوان مثال، دستگاه های کپی جوهر افشان و چاپگر ممکن است ارزان تر باشند، اما جوهر موردنیاز آن ها بسیار گران تر است.
برای یک دفتر خانگی با مقدار کمتر کپی و چاپ، دستگاه کپی جوهر افشان ممکن است در ابتدا یک انتخاب بهتر از نظر هزینه پایین خرید باشد. با این حال، این مسئله در هزینه بسیار بالای جوهر تاثیر نمی گذارد. حتی اگر خیلی چاپ نکنید، باز هم کارتریج های جوهر را باید به طور نیمه منظم جایگزین کنید.
در حقیقت، اگر دستگاه کپی جوهر افشان شما مدت زیادی بدون استفاده باشد، جوهر آن باید جایگزین شود زیرا خشک می شود! به عنوان یک قاعده کلی، کارتریج جوهر به طور کلی هزینه ای حدود 80 الی 100 هزار تومان دارد که به نظر زیاد نیست، حداقل تا زمانی که هر هفته نیاز به جایگزینی آن نداشته باشید.
از سوی دیگر، دستگاه کپی لیزری قیمت خرید بالاتر و هزینه های بالاتری دارد و هزینه کارتریج تونر آن کمی بیشتر از کارتریج های جوهر است؛ معمولا بین 120 هزار الی200 هزار تومان. با این حال، کارتریج تونر کمتر نیاز به جایگزینی دارد.
خبر خوب این است که کارتریج تونر می تواند هزاران صفحه را چاپ کند در حالی که کارتریج جوهر افشان نمی تواند. حتی اگر حجم چاپ شما کم باشد، کپی لیزری بهتر است، زیرا در بلندمدت انتخاب خوبی است و اگر خوش شانس باشد، هزینه آن مشابه یا کمتر از فتوکپی جوهر افشان است.
دستگاه فتوکپی سیاه و سفید :
فتوکپی سیاه و سفید یا فتوکپی تک رنگ، دقیقا همان چیزی است که انتظار دارید: دستگاه های کپی و چاپ که محدود به یک پالت خاکستری هستند.
اگرچه زمانی خرید دستگاه فتوکپی هزینه بسیار زیادی داشت اما الان با هزینه کم، حتی کمتر از اجاره دستگاه می توانید صاحب یک دستگاه کپی شوید.
به طور کلی دستگاه فتوکپی سیاه و سفید از مدل رنگی قدیمی تر هستند و در دهه گذشته با استفاده از تکنولوژی لیزری و LED ارتقا یافتند. این دستگاه ها نه تنها سرعت و کیفیت چاپ قابل توجهی دارد، بلکه پیشرفت های تولید نشان می دهد قیمت این دستگاه ها به طرز چشمگیری کاهش یافته است.
دستگاه های کپی سیاه و سفید برای کار:
چاپ سیاه و سفید مزایای زیادی در حیطه کاری ارائه می دهد. نه تنها این چاپ ارزان است بلکه دستگاه های فتوکپی تک رنگ قیمت کمتری نیز دارند، اما بیشر دفاتر هنوز هم قادرند بازگشت سرمایه گذاری خود را با وجود یا نبود پرینت رنگی به حداکثر برسانند. هزینه تونر را می توان در پکیج های اجاره ماهانه قرار داد که نه تنها به کاهش هزینه به ازای هر صفحه کمک می کند بلکه بدین معنی است که شما نیازی به نگرانی در مورد وجود تکنسین موردنظر نخواهید داشت. کسب و کارهایی که به دنبال سرعت هستند، باید از دستگاه کپی رنگی صرف نظر کرده و به سمت دستگاه های کپی تک رنگ بروند؛ چرا که سرعت آنها به علت تکنولوژی لیزر و LED موجود در این ماشین ها بسیار بیشتر است.
دستگاه فتوکپی رنگی:
فن آوری رنگ در اواخر دهه شصت به دستگاه های فتوکپی اضافه شد و این تکنولوژی تا جایی توسعه یافت که در حال حاضر امکان تولید نسخه های رنگی با کیفیت در یک دستگاه اداری استاندارد وجود دارد.
افزودن رنگ به اسناد چاپ شده می تواند ارتباطات داخلی و خارجی را جان بخشد، مطالب را برای ارائه آسان تر کند، به شما امکان چاپ و فروش یا تبلیغات در منزل دهد و همچنین فرم های بروشور و فاکتورها را بدون نیاز به چاپگر بیرونی در اختیار شما قرار می دهد.
اگر به دنبال اسناد حرفه ای با کیفیت در مقیاس بزرگ هستید، به یک دستگاه چاپ با رزولوشن بالا DPI (نقطه در اینچ) نیاز دارید. این دستگاه ها معمولا شامل ماژول هایی برای تولید و فنری انواع مختلف سند هستند.
برای دفاتر کوچک، یک فتوکپی رنگی روحیه کمتری می دهد؛ یک دستگاه فتوکپی رومیزی نمی تواند با استانداردهای کیفیت چاپ حرفه ای رقابت کند. با این حال، رنگ هنوز هم به اسناد چاپ شده شما روحیه می دهد.
دستگاه کپی رنگی برای کسب و کار:
همانند تمام دستگاه های کپی مدرن دیجیتال، فتوکپی های رنگی دارای اسکنر و چاپگرهای یکپارچه هستند، بنابراین برای اتصال به یک شبکه کامپیوتری در دفتر کار مناسب هستند. فتوکپی رنگی در گستره ای از اندازه ها و با بسیاری از موارد اختیاری موجود است که از دستگاه های اداری کوچک تا دستگاه چاپ حرفه ای با کیفیت حرفه ای می باشد.
برای کسب و کارهایی که نیاز به دستگاه های قوی برای نسخه های چاپی بزرگ دارند، فتوکپی های رنگی مناسب می باشند. تولید کننده دستگاه کپی مانند سری Oce VarioPrint کانن نه تنها عملکرد رنگی ارائه می دهد بلکه می تواند با سرعت 250 برگ در دقیقه برای متن و کمتر از ppm 100 برای تصاویر رنگی تمام صفحه استفاده شود. این دستگاه ها ممکن است گران تر باشند، اما آنها بهره وری خوبی ارائه می دهند که مطابقت با آن سخت است.
دستگاه فتوکپی سیاه و سفید در مقابل فتوکپی رنگی :
انتخاب دستگاه کپی رنگی در مقابل دستگاه کپی سیاه و سفید وابسته به قیمت است. دستگاه کپی رنگی از چهار مجموعه مختلف از تونر استفاده می کند (سیان، قرمز، زرد و سیاه) که به این معنی است که باید هر چند وقت یک بار کارتریج تونر یا جوهر آن جایگزین شود.
همچنین، با توجه به تکنولوژی فوق العاده، دستگاه های کپی رنگی گران تر می باشد زیرا هزینه تولید نیز بالاتر می باشد. دستگاه های کپی سیاه و سفید و یا تک رنگ سریعتر چاپ می کنند.
دستگاه فتوکپی بی سیم:
همانند اکثر اشکال سخت افزاری شبکه، فتوکپی ها نیز در حال حاضر با فن آوری بی سیم ساخته شده اند. اما مزایای ارتقاء به فتوکپی بی سیم چیست و احتمالا فتوکپی بی سیم به معنی قیمت بیشتر می باشد؟
دستگاه های فتوکپی بی سیم با گیرنده فرستنده قابل نصب است تا بتواند با یک شبکه Wi-Fi محلی ارتباط برقرار نماید. این نوع شبکه بی سیمی است که اکثر مردم در خانه استفاده می کنند. ماژول wi-fi ممکن است علاوه بر یک کارت شبکه سنتی برای اتصال فتوکپی به یک شبکه LAN سیمی، به جای آن نصب شود، اما از لحاظ نحوه اتصال فکس به شبکه و برقراری ارتباط با رایانه های شما، هیچ تفاوتی وجود ندارد.
چرا دستگاه فتوکپی بی سیم؟
اگر شبکه کامپیوتری دفتر شما فقط از تکنولوژی بی سیم استفاده می کند، یک فتوکپی بی سیم ضروری است. اگر از یک شبکه دوگانه استفاده می کنید، یک فتوکپی بی سیم شما را مجبور به نصب کابل اضافی و یا نصب یک نقطه شبکه اضافی برای کپی می کند.
دستگاه فتوکپی بی سیم به یک نقطه در دفتر محدود نیست و می توانید هر چقدر می خواهید آن را جابجا کنید و نیازی به تنظیمات مجدد ندارد. اکثر دستگاه های تکثیر چند منظوره تولید شده توسط تولید کننده های اصلی، اتصال بی سیم را به عنوان یک گزینه ارائه می دهند، بنابراین بی سیم انتخاب شما را محدود نمی کند.
سایر گزینه های اتصال :
علاوه بر گزینه های شبکه های بی سیم و محلی سنتی، همچنین می توانید از دستگاه های فتوکپی مدرن با گزینه های اتصال زیر استفاده کنید:
– بلوتوث
– فایروایر
– یو اس بی
– پورت موازی
این روش های اتصال باعث می شود بتوان از دستگاه های دیگر نیز به دستگاه کپی متصل شد و چاپ و اسکن را انجام داد.
دستگاه فتوکپی رومیزی
دستگاه فتوکپی اداری واقعی دستگاه های بزرگی هستند و بخشی عظیمی از میز معمولی را اشغال می کنند، هرچند نسخه های A4 تنها برای کاهش اندازه کپی استفاده می شوند، دستگاه های کپی رومیزی می توانند تقریبا تمام عملکردهای دستگاه های بزرگتر را انجام دهند، اما کارهایی مانند دوخت کردن، مرتب سازی و غیره را انجام نمی دهند. همچنین سینی کاغذ آن ها ظرفیت کمتری دارد، بنابراین در یک دفتر شلوغ همیشه باید در حال پر کردن آن باشید.
برای کسب و کارهای کوچک تا متوسط با تعداد محدودی از کاربران، این دستگاه ها گزینه بسیار منطقی می باشند. اگر چه ظرفیت سینی آنها کم است، اما سرعت چاپ و مرتب سازی آن ها نیز محدودتر از دستگاه های فتوکپی بزرگ است. نهایتا دستگاه فتوکپی رومیزی فقط چندین ویژگی ویرایش عکس را ارائه می دهند.
علاوه بر فضای ذخیره سازی عالی، بسیاری از مدل های جدید شامل بسیاری از ویژگی هاست که قبلا در دستگاه های بزرگ یافت می شد. این موارد به شرح زیر می باشد:
– کپی A3
– چند منظوره بودن چاپ، کپی، اسکن و فکس
– شبکه آماده
– فیدر خودکار سند
– کپی و چاپ دوبلکس
انتخاب یک دستگاه کپی رومیزی یا چاپگر چندکاره:
هنگام انتخاب یک دستگاه کپی رومیزی جدید یا چاپگر چندکاره، تعیین مقدار کاری که دستگاه باید به طور متوسط انجام دهد تا هزینه خرید آن مناسب باشد، مهم است.
اکثر تولیدکنندگان دستورالعمل هایی برای خرید دستگاه مناسب به کاربران ارائه می دهند. اگر انتظار دارید بیش از میزان متوسط کپی بگیرید، باید مطمئن شوید دستگاه به اندازه کافی قدرتمند است.
عوامل دیگری که در هنگام مقایسه انواع دستگاه فتوکپی باید در نظر داشته باشید و ممکن است بر تصمیم شما تأثیر بگذارد عبارتند از:
– سرعت اولین کپی: چه مدت طول می کشد تا دستگاه از حالت آماده به کار خارج شده و اولین نسخه را چاپ کند؟
– سرعت دستگاه کپی رومیزی از 10 تا 30 صفحه در دقیقه است.
– ماشین های رنگی از ماشین های سیاه و سفید گران تر هستند اما ممکن است برای کسب و کار شما ضروری باشد.
– قابلیت حمل: آیا نیاز دارید دستگاه فتوکپی رومیزی خود را در دفتر جابجا کنید؟ اگر چنین است، باید تا حد ممکن کوچک باشد و اتصال بی سیم داشته باشد.
برای فتوکپی های رومیزی بزرگتر، می توانید به جای خرید، دستگاه را اجاره کنید. حتما در خصوص کل هزینه قرارداد اجاره صحبت کنید و این هزینه را با قیمت خرید مقایسه کنید تا مطمئن شوید اجاره به صرفه تر است.
پشتیبانی دستگاه های کپی رومیزی:
اکثر تأمین کنندگان دستگاه های کپی رومیزی طرح خدماتی و پشتیبانی تعمیر و نگهداری دستگاه را ارائه می دهند. این طرح برای اداراتی که واحد فنی ندارد، مفید است. آنها ممکن است قادر به ارائه مشاوره ای در مورد ارتقاء های مورد نیاز دستگاه کپی باشند